TL;DR: Anthropic fortalte den 29. september, hvordan Asana lader AI-agenter skrive en daglig brief, et kort overblik til ledelsen, om fornyelser i risiko, og hvordan kun få personer må ændre det, agenten husker fra gang til gang. Jeg fik Claude Code til at bygge en lille udgave som en Claude-skill og køre den på en opdigtet kundeliste med 19 fornyelser. Uden coaching var 7 i risiko. Én linje fra teamlederen i skillens coaching-fil gjorde det til 12, fordi forbruget ikke fortæller dig, om den, der skriver under, stadig taler med dig. Blev den samme regel kun skrevet i chatten, gjaldt den for den ene brief, fordi næste kørsel starter forfra med det, der står i skillens filer.
Demoen viser den samme skill og den samme kundeliste før og efter én committet linje, og hver brief i den er skrevet af Claude og ikke redigeret bagefter. Skillen er ikke Asanas produkt, og den bruger heller ikke Asana. Claude Code byggede den til Brinvik ud fra idéen i Anthropics indlæg om Asana.
I indlægget fortæller Asanas produktchef, Arnab Bose, om agenten At-Risk Renewal. Den læser hver morgen alle kundeansvarliges opdateringer om fornyelser i risiko og sender en brief til ledelsen, og ledelsen kan coache den, så briefen bliver bedre for hver kørsel. Før agenten fandtes, lavede Asanas kundedirektør en ugentlig udgave af briefen, og ifølge Bose hørte han først om problemerne, når andre fortalte ham om dem, og ikke da de første gang viste sig i data.
Én linje, fem fornyelser mere i risiko
Skillen får en CSV-eksport fra CRM'et med kunderne og al logget aktivitet: møder, opkald, mails og interne noter, og for hver aktivitet, hvem hos kunden der var med. Den sorterer hver fornyelse inden for de næste 90 dage i tre grupper: „glider“, „stabil“ eller „voksende“. At en kunde glider, betyder bare, at nogen bør kigge på den i denne uge. Standardreglerne i skillen er: under 60 procent af licenserne i brug, intet møde, intet opkald og ingen mail fra kunden i 30 dage, eller en note om en champion, altså kundens interne fortaler, der stopper, om en konkurrent, et budgetstop, en åben supportsag, et tilbud uden svar eller et team, der er holdt op med at bruge produktet.
Mandagens brief gav 7 af 19 i risiko. Så committede teamlederen én linje i coaching.md, altså gemte den i filen, så den gælder ved hver kørsel: har ingen, der kan skrive under på fornyelsen, været med i et møde eller et opkald eller skrevet til dig inden for de seneste 60 dage, glider kunden, uanset hvor godt forbruget ser ud. Et navn i en andens note tæller ikke, og det gør en ubesvaret mail eller et opkald, der ikke kom igennem, heller ikke. Næste kørsel gav 12 af 19. En regel, der talte enhver logget række med en, der kan skrive under, uanset hvilken slags aktivitet det var, ville kun have flyttet to af de fem.
Tag Nygaard Transport, 356.000 kr. og fornyelse om 38 dage. Kunden bruger 57 af 60 licenser, og championen Kasper vil have 20 mere til depotet i Jylland. I mandagens brief stod kunden under „voksende“. Men direktøren Birgitte, der skrev under sidst, har ikke været med i et møde eller et opkald i 120 dage. Den kundeansvarlige mailede hende fornyelsesdatoen for 15 dage siden, og der er ikke logget noget svar. Efter linjen står Nygaard under „glider“, og briefen skriver hvorfor, med „Coaching:“ foran, så teamet kan se, at vurderingen kommer fra den nye regel. Forbruget fortæller dig, at brugerne er glade. Fornyelsen bliver skrevet under af en anden.
Flaget er kun starten. Med Nygaard er næste skridt at bede Kasper om at få Birgitte med på et kort møde, mens der stadig er mere end 30 dage til fornyelsen, så kontrakten ikke er det første, hun hører fra dig i fire måneder.
Kundelisten er opdigtet, og den blev lavet, så den indeholdt netop fem af den slags kunder. Dit eget tal kan derfor være nul eller tyve. På listen steg beløbet tilsvarende: fra 1.903.000 til 3.809.000 kr. i fornyelser i risiko.
Den første brief satte Ekholm Medical under „voksende“, mens den facitliste, kundelisten blev lavet efter, sagde „stabil“. Skillen tæller en ny afdeling som vækst, og noten sagde, at championen havde rullet produktet ud på to nye afdelinger. Claude havde brugt skillens regel rigtigt, så det var facitlisten, der blev rettet.
Hvad linjen koster
Ekholm Medical flyttede også og hører måske ikke til dér. Championen har lige udvidet til to nye afdelinger, og alligevel står kunden nu under „glider“, fordi direktøren sidst var med til et møde for 140 dage siden. Championen Sara skriver ganske vist, at direktøren Johan er glad for udrulningen, men det er hendes ord og ikke hans. Måske er det rigtigt. Måske har kunden en driftschef, der styrer det hele, og en direktør, der skriver under uden at spørge.
Og 12 af 19 er mange. En brief, der markerer næsten to tredjedele af fornyelserne, er holdt op med at prioritere. Linjen er bevidst firkantet, og derfor skal den have en dato og en ejer, og den skal slettes igen, når den ikke længere passer. Anthropics indlæg giver samme råd om agentens hukommelse: bed den huske de beslutninger, du vil holde fast i, og slet dem, der ikke længere er relevante eller sande.
Du behøver ikke Claude for at bruge selve reglen. Træk kundelisten ud af dit CRM, tag fornyelserne i de næste 90 dage, sortér dem efter, hvornår en, der kan skrive under, sidst var med i et møde eller et opkald eller skrev til dig, og læs de øverste fem. Tæl kun aktivitet, hvor personen selv var med. At championen nævner direktøren, er ikke det samme som at tale med direktøren. Gør du det med et filter i et regneark, så pas på forkortelserne: da facitlisten til testen blev lavet, fangede „COO“ også „coordinator“, så en driftskoordinator blev regnet for direktør.
Justér de 60 dage og listen over titler, så de passer til, hvordan dine kunder køber. Nogle kunder involverer først en direktør, når kontrakten skal skrives under, og for dem skal grænsen være længere.
Hvem må lære dine AI-agenter noget?
Asana skelner mellem at arbejde med en agent og at træne den. Alle kan give agenten feedback på en opgave, men kun administratorer og redaktører kan gemme feedback i dens permanente hukommelse, rulle den tilbage eller slette den. For alle andre gælder feedbacken kun den aktuelle opgave. Asanas kommunikationsafdeling har ansvaret for tonen og ville derfor være redaktør på en agent, der skriver. Bose kan skrive med den, men han kan ikke ændre, hvordan den opfører sig.
Skillen gør det samme med en fil. Claude læser coaching.md ved hver kørsel og skriver aldrig i den. Claude Code prøvede det af i en femte kørsel, hvor en kundeansvarlig skrev den samme regel i chatten, mens coaching-filen var tom. Briefen gav de samme 12 af 19, markerede de fem kunder som „denne uges rettelse“ og sluttede med at foreslå, at teamlederen committer linjen, hvis den skal gælde hver uge.
Filen var urørt, og det er hele forklaringen på, at reglen kun gjaldt den ene gang. Skillen husker ikke fra den ene kørsel til den næste. Hver kørsel starter med det, der står i skill-mappen, og den eksport, du giver den. Det, der bliver skrevet i chatten, hører til den ene samtale, og skillen må ikke selv skrive det ind i coaching.md. Næste kørsel har derfor aldrig set reglen og bruger kun standardreglerne, de samme, der gav 7.
Asana har ting, en skill ikke har. Agenten læser selv hver morgen alle fornyelser i risiko på tværs af kunderne, i et fælles arbejdsrum, hvor ledelsen kan stille opfølgende spørgsmål. Ifølge Bose kunne ledelsen godt hver især få Claude til at lave en rapport („They could probably have Claude generate a report for themselves“), men målet er en brief, som alle læser, og som bliver bedre ved hver kørsel. Med 10 til 80 ansatte kan du starte med én navngiven person, der redigerer coaching.md. Planlagte kørsler og et fælles arbejdsrum kan komme senere.
Prøv den på din egen eksport
Skillen ligger gratis som zip-fil med SKILL.md, coaching.md og en kort vejledning, og den opdigtede kundeliste ligger ved siden af, så du kan se skillen virke, før du bruger din egen. Du kan også læse skillen direkte i browseren.
- Installér: tilføj mappen som skill i Claude, eller læg den i .claude/skills, hvis du bruger Claude Code.
- Din eksport: én række pr. aktivitet med kunde, region, kundeansvarlig, årlig værdi, fornyelsesdato, licenser, aktive brugere, datoen for aktiviteten, typen af aktivitet, hvem hos kunden der var med, og selve noten. Kolonnerne står i SKILL.md.
- Ret standardreglerne først, så de passer til, hvordan dit team vurderer en fornyelse. Beslut derefter, hvem der ejer coaching.md, og læg den et sted, hvor kun den person kan ændre den.
- Titler: reglen genkender en, der kan skrive under, på titlen i parentes efter navnet i kolonnen med kontaktpersoner. Står titlerne andre steder i din eksport, så skriv det i coaching-filen.
Én beslutning om data hører med. Noterne indeholder navne på personer hos dine kunder, så brug et Claude-abonnement, hvor du kender vilkårene for dine data, eller fjern navnene fra eksporten først. Reglen bruger titlerne, ikke navnene.
Og grænserne: kundelisten er opdigtet og ryddelig, med titlerne i parentes og hver aktivitet logget med den rigtige type. En rigtig eksport er mere rodet. Titlerne kan stå i en anden kolonne, og et opkald bliver ikke altid logget, så en kunde, du taler med, kan se stille ud. Fem kørsler, alle på én ryddelig liste.
Hvor jeg kommer ind
Som AI-konsulent i København sætter jeg AI-agenter op for mindre virksomheder, og her ligger arbejdet et andet sted end i selve briefen. En skill kører kun, når nogen beder om den. Skal briefen ligge klar hver mandag klokken syv med tal fra dit HubSpot, og skal coaching.md være låst, så kun den, der ejer fornyelserne, kan ændre den, så er det den del af AI-implementeringen, jeg bygger som interne Claude-værktøjer: AI-automatisering af den brief, dit team i dag skriver i hånden.
For en uge siden skrev jeg om, hvem der bestemmer, hvilke agenter der overhovedet findes. Den artikel handlede om at godkende agenter i første omgang.
FAQ
Ofte stillede spørgsmål
Én navngiven person pr. agent, typisk den, der ejer det arbejde, agenten laver. Hos Asana kan alle give feedback på en opgave, mens kun administratorer og redaktører kan gemme feedback i agentens permanente hukommelse. I en Claude-skill kan du gøre det samme med en fil, som kun den person kan ændre.
Det afhænger af det Claude-abonnement, du bruger, og af de vilkår, din virksomhed har aftalt for data. Er du i tvivl, så fjern navnene fra eksporten først. Reglen om, hvem der kan skrive under, bruger titlerne og ikke navnene.
Ikke af sig selv. En skill kører, når nogen beder Claude om briefen. Skal den køre fast fra dit CRM hver uge, kræver det en opsætning uden om skillen.
Den læser en CSV med én række pr. aktivitet, altså møder, opkald, mails og noter, og de kolonner, der står i SKILL.md. Hvilket CRM eksporten kommer fra, er ligegyldigt, så længe kolonnerne passer. Den er kun prøvet af på den opdigtede kundeliste.
En prompt skriver du, hver gang du beder om noget. En skill er en mappe med instruktioner, som Claude læser, når opgaven passer, så reglerne er de samme hver gang. Denne skill har desuden en coaching-fil til de regler, teamlederen lægger til.
AI Teammates er Asanas navn for agenter, der arbejder inde i Asana med en rolle, opgaver og adgang ligesom kollegerne. Ifølge Anthropics indlæg driver Claude dem, når de skriver dokumenter eller løser komplekse opgaver, og de har en fælles hukommelse, som kun udvalgte personer kan ændre varigt.
